Jesteś tutaj: Strona główna -> Produkty -> TW Office

TW Office

jest produktem skierowanym do każdej firmy, która dąży do usprawnienia własnej organizacji pracy oraz zwiększenia efektywności działania. Jest to system, którego głównym zadaniem jest zarządzanie przepływem dokumentów oraz zadań. Umożliwia to pracownikowi skupić się na działalności w innych obszarach przedsiębiorstwa pozostawiając systemowi wykonywanie często czasochłonnych czynności czy też czysto formalnych procedur. Automatyzacja oraz standaryzacja przepływów dokumentów, dostosowanie się do norm jakości ISO, kontrola organizacji zadań to tylko niektóre z kompleksowych rozwiązań wspomagających pracę nowoczesnego biura.

Kontrola dokumentu

porządek i przejrzystość – każdy wprowadzony przez sekretariat dokument posiada własny opis, priorytet, kategorię oraz zależy od kategorii stan. Dla każdej kategorii administracyjnie można definiować osobne stany, co daje możliwość dopasowania obsługi dokumentów danego typu do warunków pracy.
szybki i pewny przepływ- dokument może być elektronicznie rozsyłany, czyli przydzielany do właściwych osób czy projektów. Rozsyłanie takie odbywa się za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności wydruku i roznoszenia dokumentów.
swobodne zarządzanie- system oferuje wyświetlanie dokumentów w formie filtrowanych oraz sortowanych list. Filtry wyszukiwania ułatwiają odnalezienie konkretnego dokumentu. Pracownikom wyświetlane są jedynie te dokumenty, które są do nich skierowane.
wsparcie dla przesyłek dokumentów papierowych między oddziałami- system ułatwia wyszukanie oryginału dokumentu w danym oddziale u odpowiedniej osoby
przyśpieszenie wysyłek pocztowych- System wspiera bazę adresów firmowych, wysyłania dokumentów oraz druku książki nadawczej oraz kopert. Dowolny dokument może zostać przeznaczony do wysyłki z ustawieniem parametrów takich jak koperta, typ wysyłki, operator. Wysyłki mogą posiadać swoje kategorie i statusy, dlatego możliwa jest kontrola na przesyłkami.

Zarządzanie projektami i zadaniami

zadaniowy system pracy- system wspiera zarządzanie zespołem oraz projektami za pomocą zadań, gdzie każde ma swój priorytet, kategorię, stan wykonania oraz możliwość dołączania raportów z jego wykonania.
grupowanie zadań w projekt- ułatwienie pracy każdemu managerowi z możliwością przydzielania zespołu do każdego projektu oraz łączenie ich ze względu na trzy realia czasowe
diagramy- podgląd projektu w formie diagramu Ganta pozwala ujrzeć aktualny stan projektu na jednym prostym wykresie. System wspiera odchylenia wykonywania poszczególnych zadań od założonych ram czasowych (wyprzedzenie, opóźnienie), oraz przewidywanie opóźnienia zadań na podstawie aktualnego postępu.
automatyczny nadzór- zaawansowana kontrola wersji oraz zmian oszczędza czas pracownika, automatycznie informując które projekty i zadania są nowe, w których nastąpiły zmiany a następnie porządkowanie na bieżąco wg aktualnej hierarchii.

Workflow

pełna automatyzacja przepływu dokumentów- dzięki wcześniej zdefiniowanym ścieżkom przepływów, system sam rozpropaguje dokumenty do odpowiednich osób z uwzględnieniem kategorii dokumentu lub norm jakości ISO
czytelna kontrola- możliwość wglądu w obieg dokumentu na dowolnym etapie jego przepływu

Szerokie możliwości konfiguracji

kontrola kompetencji- bogaty panel administracyjny pozwala dzielić użytkowników wedle oddziałów oraz stanowisk, przypisując im odpowiednie uprawnienia oraz definiując jakie dokumenty, zadania, projekty i raporty mają widzieć, jakie zmieniać.
słowniki- konfiguracja oparta o słowniki umożliwia dowolne konfigurowanie nazw priorytetów, kategorii, stanów itp. zgodnie ze specyfiką oraz charakterem pracy w firmie.

Skontaktuj się
w sprawie produktu

Intranet

organizacja pracy w jednym miejscu- wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego działania przedsiębiorstwa, takie jak: szkolenia, urlopy, zamówienia, rezerwacje czy też biblioteka zakładowa umożliwiają każdemu pracownikowi osobisty dostęp do informacji związanych z jego pracą
komunikacja- moduły: forum, FAQ, poczta ułatwiają utrzymanie kontaktu między wszystkimi pracownikami każdego działu, zasięgnięcie pomocy czy też wyrażenie własnych opinii dot. spraw zawodowych lub życia codziennego.

Cechy systemu

Sekretariat

Wyobraź sobie wszystkie szafki, półki i archiwa z dokumentami połączone i dostępne od zaraz z poziomu jednego menu. Wszystkie typy dokumentacji gotowe do wyświetlenia, sortowania i wyszukiwania.

Dokumenty

Każdy wprowadzony przez sekretariat dokument posiada własny opis, priorytet, kategorię czy też stan. Dokument może być elektronicznie rozsyłany, czyli przydzielany do właściwych osób czy projektów. Rozsyłanie takie odbywa się za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności wydruku i roznoszenia dokumentów.

Przesyłki pocztowe

TW Office wspiera bazę adresów firmowych, wysyłania dokumentów oraz druku książki nadawczej oraz kopert. Dowolny dokument może zostać przeznaczony do wysyłki z ustawieniem parametrów takich jak koperta, typ wysyłki, operator. Wysyłki mogą posiadać swoje kategorie i statusy, co znacznie ułatwia sprawowanie nad nimi kontroli.

Projekty

System usprawnia zarządzanie zespołem oraz projektami za pomocą zadań, gdzie każde ma swój priorytet, kategorię, stan wykonania oraz możliwość dołączenia raportów z przebiegu. Rozwiązanie skierowane szczególnie dla managerów, którzy chcą sprawnie kierować projektami, łączyć je oraz przypisywać do nich konkretne osoby.

Workflow

Dzięki wcześniej zdefiniowanym ścieżkom przepływów, system sam rozpropaguje dokumenty do odpowiednich osób z uwzględnieniem kategorii dokumentu lub norm jakości ISO. Czytelna kontrola umożliwia wgląd w obieg dokumentu na dowolnym etapie jego przepływu.

Twój pulpit pracy

Już po zalogowaniu widzisz informacje dotyczące tych zadań i dokumentów, do których Ty jesteś przypisany. System na bieżąco Cię informuje o zachodzących zmianach tak, abyś mógł zorganizować własną pracę w odniesieniu do konkretnych terminów.

Intranet

Wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego działania przedsiębiorstwa, takie jak: szkolenia, urlopy, zamówienia, rezerwacje czy też biblioteka zakładowa umożliwiają każdemu pracownikowi osobisty dostęp do informacji związanych z jego pracą. Moduły: forum, FAQ, poczta ułatwiają komunikację oraz pogłębianie wiedzy zarówno specjalistycznej jak i powszechnej.

Szerokie możliwości konfiguracji

Bogaty panel administracyjny pozwala dzielić użytkowników wedle oddziałów oraz stanowisk, przypisując im odpowiednie uprawnienia oraz definiując jakie dokumenty, zadania, projekty i raporty mają widzieć, jakie zmieniać. Pod względem interfejsu, każdy może osobiście konfigurować układ poszczególnych okien i tabel, tak aby dopasować je do własnej ergonomii pracy.

CRM

Daj poczuć klientowi, że jest on dla Ciebie wyjątkowy, a wystawisz sobie świadectwo najbardziej fachowej obsługi pod słońcem. Moduł CRM pomoże Ci w utrzymaniu stałych kontaktów oraz w zarządzaniu wszelkimi spotkaniami, wyjazdami czy telefonami. W określonych okolicznościach wygeneruje automatyczne powiadomienia sms lub email, na które klient będzie mógł odpowiedzieć.